Praca hybrydowa, nowe wymogi bezpieczeństwa i ustawa schronowa zmieniają zasady projektowania biur dla sektora publicznego. Jednocześnie lista budynków zdolnych spełnić wszystkie wymagania szybko się kurczy. W efekcie instytucje publiczne muszą planować przeprowadzki z wyprzedzeniem sięgającym nawet 2 – 3 lat – mówi Marcin Kowal, Associate Director w Dziale Powierzchni Biurowych Newmark Polska, doradca specjalizujący się w powierzchniach biurowych dla sektora publicznego.
Instytucje publiczne starają się łączyć efektywność kosztową z reprezentacyjnym charakterem siedziby i dostępnością dla obywateli. Z jednej strony wybierają najlepsze lokalizacje, szukając dla interesantów nowoczesnych i przyjaznych przestrzeni w obiektach wysokiej klasy, z drugiej strony unikają spektakularnych wież kojarzonych z sektorem finansowym. W samym 2025 roku podmioty z sektora publicznego wynajęły na głównych rynkach biurowych w Polsce niemal 150 tys. mkw. powierzchni, co oznacza wzrost o blisko 25% w porównaniu z rokiem poprzednim. To kolejny rok z rzędu, w którym odnotowano rosnące zainteresowanie instytucji publicznych nowoczesnymi nieruchomościami biurowymi, które oferują efektywne układy przestrzenne, przyjazne warunki obsługi oraz dogodną lokalizację.
– Zmiany zachodzące w środowiskach pracy sektora administracji rządowej przestały być incydentalne. Dane potwierdzają rosnącą rolę sektora publicznego na rynku nieruchomości komercyjnych – zmiana ta stała się faktem. Wymaga ona kalibracji strategii pracy, analogicznej do tej na rynku biurowym w erze postcovidowej. Decyzje o lokalizacji i aranżacji biur muszą opierać się na danych, sprawdzonych procesach i narzędziach. Kluczowy jest dialog z interesariuszami, uwzględniający perspektywy: strategii rządowych, efektywności operacyjnej i kosztowej, oczekiwań interesantów oraz pracowników, a także dynamiki popytu i podaży – mówi Edyta Mika, Dyrektor ds. Zarządzania Zmianą Strategii Środowiska Pracy w Newmark Polska.
Gabinet to luksus, który kosztuje
Obok lokalizacji, na ostateczną wysokość czynszu wpływa również układ pomieszczeń. Urzędy w dużej mierze funkcjonują w modelu gabinetowym, który – jak podkreśla Marcin Kowal – może być nawet o kilkadziesiąt procent droższy niż miejsca pracy zbiorowej typu open space. Dodatkowe ściany, drzwi, instalacje czy systemy kontroli dostępu podnoszą całkowity koszt aranżacji.
– Dlatego coraz częściej instytucje państwowe decydują się na rozwiązania pośrednie: gabinety dla 3 – 4, a nawet 10 osób, które zapewniają bezpieczeństwo zasobów i możliwość pracy w odosobnieniu, a jednocześnie ograniczają koszty. Teoretycznie możliwe są też gabinety rotacyjne, ale ich wprowadzenie wymagałoby zmiany kultury organizacyjnej w urzędach – wyjaśnia dyrektor Newmark Polska.
Do tego dochodzą szczególne wymogi prawne i funkcjonalne. – Instytucje publiczne muszą projektować biura z myślą o obsłudze obywateli, spełniać rygorystyczne standardy BHP, zapewniać pełną dostępność architektoniczną i tworzyć odpowiednie strefy obsługi interesantów. W ostatnich latach znacząco wzrosły również wymagania wynikające z ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, co jest istotne nie tylko z perspektywy odwiedzających, ale też pracowników – wiele instytucji ma bowiem w swoich statutach obowiązek zatrudniania osób z niepełnosprawnościami – informuje Kowal.
Schrony w biurowcach. Nowe przepisy zmieniają wymagania najemców
Nowe regulacje, w tym obowiązująca od początku roku ustawa schronowa, sprawiają, że biura części administracji publicznej – zapewniającej kluczowe funkcje państwa – zaczynają być postrzegane lub kwalifikowane jako element infrastruktury krytycznej. Przepisy nakładają m.in. obowiązek zapewnienia schronów o określonej wytrzymałości lub miejsc doraźnego ukrycia dla osób przebywających w budynkach instytucji publicznych. Choć rozporządzenie z dnia 4 listopada 2025 r., zawierające przepisy wykonawcze, określiło już szczegółowe warunki techniczne dla budowli ochronnych oraz warunki ich użytkowania i usytuowania, to wiele kwestii – w szczególności dotyczących adaptacji istniejących budynków administracji publicznej – pozostaje do doprecyzowania w praktyce i w projektach.
– Jeśli instytucje państwowe zostaną zobligowane do wynajmowania powierzchni wyposażonych w schrony, to przynajmniej w pierwszym okresie spodziewamy się ograniczonej podaży budynków posiadających takie rozwiązania. Kluczowe pytanie brzmi, czy starsze biurowce będzie można dostosować do nowych wymogów, czy też realną opcją pozostaną przede wszystkim nowe inwestycje, w których pomieszczenia schronowe zostaną uwzględnione już na etapie projektu – mówi Marcin Kowal. Według eksperta, zależnie od instytucji, poziom wymagań może się różnić, jednak w każdym przypadku oznacza to wzrost kosztów fit-outu, zarówno w zakresie wykończenia, jak i instalacji oraz skrócenie listy obiektów spełniających wymagane kryteria.
Hybryda w urzędach. Nawet 30 proc. zespołów pracuje rotacyjnie
Praca hybrydowa w instytucjach państwowych nie jest już eksperymentem. Stała się elementem zarządzania zasobami i wpływa na standard najmu powierzchni. Model hybrydowy funkcjonuje tutaj w mniejszym zakresie niż w firmach komercyjnych – udział pracy stacjonarnej jest większy, a część jednostek prowadzi bezpośrednią obsługę interesantów – jednak rotacyjność stała się faktem. W takim modelu pracuje około 20 – 30 proc. pracowników, co wymusza projektowanie hot-desków i przestrzeni współdzielonych.
– Coraz częściej odchodzi się od projektowania biura jako miejsca stałej obecności wszystkich pracowników przez pięć dni w tygodniu. Przestrzeń planowana jest w oparciu o realną frekwencję, z wykorzystaniem współdzielonych stanowisk pracy w modelu hot desk – wyjaśnia Monika Szawernowska, Specjalistka ds. Badania Środowiska Pracy z pracowni Abundo Space. – Takie rozwiązanie pozwala ograniczyć liczbę stałych biurek, lepiej dopasować metraż do faktycznych potrzeb, a tym samym zoptymalizować koszty najmu i eksploatacji. Redukcja powierzchni nawet o 15 – 30 proc. może oznaczać wielomilionowe oszczędności rocznie, choć nie powinna być jedynym celem zmian – wyjaśnia ekspertka. Tym bardziej, że po okresie silnej popularyzacji pracy zdalnej i hybrydowej wiele instytucji publicznych dostrzegło potrzebę odbudowy współpracy zespołowej, kultury organizacyjnej oraz sprawniejszej komunikacji wewnętrznej.
– Dlatego w projektach pojawiają się strefy współpracy, sale spotkań, przestrzenie nieformalne, a także rozwiązania poprawiające akustykę i ergonomię pomieszczeń. Dużą wagę przykładamy do jakości oświetlenia, zieleni oraz ogólnego komfortu użytkowników – wyjaśnia Monika Szawernowska i dodaje, że standard wykończenia w instytucjach publicznych coraz częściej dorównuje sektorowi prywatnemu. Biuro pełni nie tylko funkcję administracyjną, ale też wizerunkową, wspiera employer branding i buduje prestiż instytucji. – Dojrzałe podejście do aranżacji w modelu hybrydowym polega więc na znalezieniu równowagi między optymalizacją kosztów, bezpieczeństwem formalnym i informacyjnym oraz komfortem pracowników i interesantów – podsumowuje Szawernowska.
Drogi fit-out i długie umowy. Administracja musi planować biura na 7 – 10 lat
Rosnące koszty aranżacji biur, wynikające zarówno z układu gabinetowego, jak i z rozwiązań bezpieczeństwa sprawiają, że w tym segmencie rynku standardem stają się długoterminowe umowy najmu. Dodatkowo instytucje publiczne mają ograniczone możliwości dokonywania nakładów inwestycyjnych w obce środki trwałe, co mogą robić tylko w określonych przypadkach i z zachowaniem rygorów przepisów finansów publicznych. W praktyce oznacza to, że wyposażenie biura – od podziałów przestrzennych po instalacje – musi być sfinansowane przez właściciela budynku.
– Duże kwoty przeznaczone na wykończenie i wyposażenie biura wynajmujący musi odzyskać w czynszu, dlatego w takich przypadkach kontrakty najmu zazwyczaj zawierane są na 7 – 10 lat. Zasada jest prosta – im droższy fit out, tym dłuższa powinna być umowa – podkreśla Marcin Kowal. Coraz częściej instytucje decydują się także na powierzchnie przygotowane „pod klucz”, z pełnym umeblowaniem, infrastrukturą wideokonferencyjną czy dodatkowymi usługami operacyjnymi. Pozwala to szybko przeprowadzić się i uruchomić pracę w nowej siedzibie, ale jednocześnie podnosi koszty inwestycji po stronie właściciela.
Nowy standard biur dla administracji. Bezpieczeństwo i ESG podnoszą poprzeczkę
Rosnące wymogi regulacyjne, kwestie bezpieczeństwa oraz zmieniający się model pracy sprawiają, że projektowanie biur dla sektora publicznego staje się coraz bardziej złożone. Znaczenia nabierają zarówno standardy efektywności energetycznej – w kontekście rosnących wymogów raportowania ESG – jak i rozwiązania dotyczące ochrony danych oraz strefowania dostępu w budynkach.
– Biuro administracji musi łączyć elastyczność pracy hybrydowej z formalnymi wymogami bezpieczeństwa i dostępnością dla obywateli. To proces znacznie bardziej złożony niż w sektorze prywatnym, a dla wielu instytucji oznacza konieczność bardzo uważnego wyboru siedziby, która sprosta wszystkim wymaganiom. Ograniczona podaż odpowiednich budynków może zmuszać instytucje do rozpoczęcia poszukiwań ze znacznym wyprzedzeniem. W takich sytuacjach kluczowa staje się rola doświadczonego w sferze budżetowej doradcy – doświadczony ekspert potrafi wybrać najlepsze obiekty, wskazać ryzyka i określić, gdzie możliwe jest wypracowanie rozsądnych poziomów czynszu – podsumowuje Marcin Kowal.
Czynniki ekonomiczne i demograficzne także przyspieszają zmiany w sektorze publicznym. – Kurcząca się pula talentów, o które administracja publiczna konkuruje z sektorem prywatnym, oraz starzenie się kadr wymuszają automatyzację oraz projektowanie atrakcyjnego środowiska pracy pod względem architektonicznym, technologicznym i wellbeingowym, które będzie wspierać hybrydowy model pracy, innowacyjność, integrację, komunikację i neuroróżnorodność. Przedstawiciele cyfrowego pokolenia – jako interesanci urzędów administracji publicznej – oczekują szybkości i dostępności technicznej, co instytucje państwowe muszą uwzględnić w swoich planach, jednocześnie zapobiegając wykluczeniu technologicznemu i przestrzennemu. Sukces wdrożenia zmian zależy od otwartości i gotowości operacyjnej całego zespołu oraz przygotowania go do nowej kultury i środowiska pracy – dodaje Edyta Mika.
Na zdjęciu od lewej:
Edyta Mika, Dyrektor ds. Zarządzania Zmianą Strategii Środowiska Pracy w Newmark Polska,
Marcin Kowal, Associate Director w Dziale Powierzchni Biurowych Newmark Polska,
Monika Szawernowska, Specjalistka ds. Badania Środowiska Pracy z pracowni Abundo Space.
