Trwa wyścig o najlepsze biura dla firm, których umowy najmu wygasną w ciągu najbliższych kilku lat. Nie wszyscy najemcy znajdą jednak powierzchnie odpowiadające ich oczekiwaniom. W centrum Warszawy i na bliskiej Woli oferta szybko się kurczy, a o powodzeniu coraz częściej decyduje umiejętność pogodzenia realiów rynku z długoterminowymi potrzebami organizacji.
Wiele firm odkładało decyzje dotyczące najmu, licząc na większy wybór powierzchni, poprawę warunków rynkowych i korektę czynszów. Dziś jednak szanse na taki scenariusz są coraz mniejsze. Ograniczona podaż nowoczesnych biur, rekordowo niska liczba planowanych inwestycji i kurczący się zasób dużych powierzchni wysokiej jakości sprawiają, że strategia przeczekania przestaje się opłacać. Zamiast oszczędności, zwykle oznacza wyższe koszty i mniejszy wybór.
Okno decyzyjne szybko się zamyka
– Na warszawskim rynku dostępnych jest coraz mniej nowoczesnych biur klasy A, szczególnie w centrum i na bliskiej Woli, czyli tam, gdzie firmy najchętniej chcą się rozwijać. Problem pogłębia ograniczona nowa podaż. Pod koniec pierwszego kwartału aktywność deweloperska w stolicy spadła do najniższego poziomu od 2011 roku. W budowie pozostawało niewiele ponad 115 tys. mkw., z czego w ciągu ostatnich 12 miesięcy rozpoczęto budowę tylko jednego projektu – AFI Tower – mówi Magdalena Zagórska, Dyrektor w Dziale Powierzchni Biurowych w Newmark Polska.
Jak podkreśla, duża część projektów zostaje niemal w całości wynajęta na zasadzie umów pre-let jeszcze przed oddaniem ich do użytkowania. Tymczasem kilkanaście dużych firm, których umowy wygasają w latach 2028–2030, już dziś aktywnie poszukuje nowych siedzib, ich zapotrzebowanie szacowane jest na ok. 250 tys. mkw. powierzchni biurowej. W efekcie konkurencja o najlepsze powierzchnie rośnie, a rynek coraz wyraźniej przechyla się na stronę właścicieli budynków. W nowoczesnych biurowcach, w centralnych lokalizacjach współczynnik pustostanów wynosi zaledwie ok. 6 proc., co naturalnie zwiększa presję na wzrost czynszów.
Zdaniem Magdaleny Zagórskiej sytuacji nie zmieniłoby nawet odblokowanie planowanych inwestycji. – Zależnie od wielkości i skomplikowania projektu, nowe budynki potrzebują 2–3,5 roku na realizację. Nawet przy szybkim uruchomieniu nowych projektów znaczący wzrost podaży nie nastąpi więc przed końcem dekady. Firmy planujące relokacje lub renegocjacje umów do 2030 roku nie mogą pozwolić sobie na zwlekanie z decyzjami – wyjaśnia ekspertka.
Renegocjacje czy relokacja? Czas działa na niekorzyść najemców
Ostatnie lata były dla wielu organizacji okresem weryfikacji modeli pracy i rzeczywistych potrzeb dotyczących powierzchni biurowej. Dziś, gdy większość firm ma już za sobą ten etap, coraz większego znaczenia nabiera odpowiednio wczesne rozpoczęcie procesu poszukiwania biura i planowania przyszłej strategii najmu.
– Optymalnym momentem na rozpoczęcie przygotowań są trzy–cztery lata przed wygaśnięciem umowy. Tyle czasu potrzeba na wybór doradcy, przeprowadzenie badań workplace, analizę dostępnych opcji, negocjacje i podpisanie kontraktu. Po zawarciu umowy samo zaprojektowanie i przygotowanie nowego biura to proces długofalowy, którego czas trwania zależy od skali projektu i może wynieść od kilku do nawet kilkunastu miesięcy – wyjaśnia Magdalena Zagórska. Jak podkreśla, rozpoczęcie procesu mniej niż rok przed końcem obecnego najmu często oznacza konieczność pozostania w dotychczasowej lokalizacji, niezależnie od tego, czy jest ona optymalna z biznesowego punktu widzenia.
Ekspertka zwraca uwagę, że firmy mogą zwiększyć swoje możliwości wyboru, jeśli spojrzą szerzej na rynek i nie ograniczą się wyłącznie do centralnych obszarów miasta. Jako alternatywa na nowo do łask może wrócić Mokotów, a w szczególności Służewiec, gdzie czynsze kształtują się obecnie na poziomie około 12,00–16,00 euro za mkw. miesięcznie. I choć lokalizacje te nie dysponują tak nowoczesną infrastrukturą transportową czy prestiżem jak dynamicznie rozwijające się centrum lub Wola, to w obliczu silnej presji budżetowej ich zdecydowane atuty finansowe stają się dla wielu najemców kluczowym czynnikiem decyzyjnym.
Według doradców z Newmark Polska, budowanie alternatywnych scenariuszy wzmacnia pozycję negocjacyjną najemcy. Firmy, które rozpoczynają proces odpowiednio wcześnie, mogą równolegle renegocjować warunki w obecnej lokalizacji, analizując dostępne opcje na rynku. Innym rozwiązaniem jest zabezpieczenie powierzchni w projektach będących w realizacji. – Trzecią możliwością, na którą czasami decydują się duże organizacje, jest tzw. rozwiązanie pomostowe. Polega ono na krótkoterminowym przedłużeniu obecnej umowy w celu zyskania dodatkowego czasu na wybór docelowej siedziby – podpowiada Magdalena Zagórska, podkreślając, że każda z tych strategii wymaga odpowiedniego planowania z wyprzedzeniem, ponieważ z każdym kolejnym kwartałem możliwości wyboru maleją.
Biuro musi być gotowe na zmiany, których jeszcze nie znamy
Rosnąca presja rynkowa nie oznacza jednak, że firmy powinny podejmować decyzje wyłącznie na podstawie dostępności powierzchni czy wysokości czynszu.
– Nie da się obecnie zarządzać środowiskiem pracy, w tym podejmować decyzji o relokacji lub renegocjacji umowy, udając, że świat się nie zmienił. Żyjemy w realiach ciągłej transformacji – od masowego testu pracy zdalnej i późniejszych nakazów powrotu do biur, aż po błyskawiczną adaptację sztucznej inteligencji. To, co jeszcze kilka lat temu definiowano jako trend, dziś staje się rzeczywistością. Wpływa to bezpośrednio na decyzje o tym, jakiego biura będziemy potrzebować jutro – nie tylko pod względem metrażu, ale przede wszystkim jego funkcji – mówi Edyta Mika, Dyrektor ds. Zarządzania Zmianą Strategii Środowiska Pracy w Newmark Polska.
Dodaje, że tak jak niegdyś model pracy hybrydowej przestał być projektem eksperymentalnym i realnie przeformułował rynek biurowy, tak obecnie dzieje się ze sztuczną inteligencją. – Poza technologią silny wpływ na modele pracy ma również demografia. Analizy jednoznacznie wskazują na kurczącą się pulę talentów wchodzących na rynek przy jednoczesnym starzeniu się obecnych kadr. Taki układ sił wymusza nie tylko automatyzację procesów, ale też konieczność budowania środowisk pracy, które będą atrakcyjne zarówno pod względem przestrzennym, jak i technologicznym. Dlatego projektowanie nowego biura nie może polegać na prostym kopiowaniu dotychczasowych rozwiązań – twierdzi Edyta Mika.
Jej zdaniem elastyczność i mobilność – rozumiane nie tylko jako możliwość ekspansji lub redukcji metrażu, ale także dostosowywania funkcji biura do zmieniających się potrzeb organizacji – to cechy przestrzeni definiowanej dziś jako „odporna na zmiany”. Biuro powinno oferować różnorodne strefy do pracy, współpracy i spotkań oraz pozwalać na zmianę ich proporcji bez konieczności kosztownej przebudowy całej powierzchni. Jak podkreśla ekspertka, dobrze zaprojektowane środowisko pracy umożliwia płynną reorganizację poszczególnych modułów z zachowaniem spójności całej przestrzeni. Przestrzeń ta musi być gotowa na to, że za kilka lat organizacja będzie funkcjonować zupełnie inaczej niż obecnie.
– To, co te zmiany oznaczają dla najemców w kontekście funkcji i metrażu biura, wymaga przeprowadzenia szczegółowych badań ilościowych i jakościowych. Muszą być one realizowane w oparciu o sprawdzoną metodologię oraz dialog ze wszystkimi interesariuszami – dodaje Mika.
Biuro to nie tylko metry
Według Edyty Miki współczesne biuro nie powinno być projektowane wyłącznie w oparciu o liczbę biurek, lecz wokół funkcji wspierających realizację celów organizacji. – Przez lata wiele firm patrzyło na nowe biuro przede wszystkim przez pryzmat metrów kwadratowych i kosztów. To zbyt duże uproszczenie, a optymalizacja nie zawsze oznacza zmniejszenie powierzchni. Czasami oznacza jej lepsze wykorzystanie, zmianę proporcji, wprowadzenie nowych funkcji, które wspierają efektywność pracowników w nowej rzeczywistości – wyjaśnia.
Szczególnie ryzykownym zabiegiem jest automatyczne zmniejszanie biura wyłącznie na podstawie liczby osób pracujących hybrydowo. – Wielu najemców wciąż zakłada, że powierzchnię biura można ograniczyć jedynie w oparciu o liczbę osób pracujących zdalnie albo hybrydowo, na tej podstawie wyliczając liczbę stanowisk. Ale to tak nie działa. Doświadczenia ostatnich lat pokazały, że standardowe biurko nie jest jedynym miejscem pracy. Aby działać efektywnie, potrzebujemy różnorodności: stref do pracy w skupieniu, przestrzeni do współpracy, sal projektowych, miejsc spotkań ad hoc, salek konferencyjnych – zarówno tych mniej, jak i bardziej oficjalnych – czy dobrze wyposażonych pomieszczeń do spotkań online. Istotne są także strefy socjalne, integracyjne i regeneracyjne. O tym, jakiej przestrzeni potrzebuje konkretna organizacja, powinny decydować precyzyjnie zdefiniowane funkcje biura i budżety przestrzenne, a nie wyłącznie liczba standardowych stanowisk pracy – podkreśla Mika.
Nie trać czasu. Wykorzystaj go na zdobycie danych
Ekspertki zgodnie podkreślają, że firmy nie powinny liczyć na szybki powrót warunków rynkowych sprzed kilku lat. Nie oznacza to jednak, że należy podejmować pochopne decyzje.
– Skoro strategia przeczekania przestaje działać, warto wykorzystać ten czas na zebranie danych i lepsze zrozumienie potrzeb organizacji. To może oznaczać zdefiniowanie modelu pracy na nowo, a co za tym idzie – redefinicję potrzeb funkcjonalnych i budżetu przestrzennego nowego lub zreorganizowanego biura. Nie jest to proste w sytuacji, gdy rynek wymusza na nas decyzje o profilu nowej przestrzeni znacznie wcześniej, niż wynikałoby to z naszych dotychczasowych doświadczeń związanych z relokacją czy renegocjacją umów. Musimy przewidzieć dynamicznie zmieniającą się przyszłość, jednocześnie minimalizując ryzyko.
Odpowiedzią na tę niepewność rynkową są pogłębione analizy i badania środowiska pracy. – „Nie zgaduj” – to jedna z najważniejszych zasad skutecznego doradztwa. W czasach tak dużej zmienności nie da się już kopiować rozwiązań ze starego biura ani opierać decyzji wyłącznie na doświadczeniach sprzed kilku lat. Im wcześniej organizacja rozpocznie analizę swoich potrzeb, tym większa szansa, że stworzy przestrzeń wspierającą biznes także w przyszłości – twierdzi Edyta Mika.
Jak podkreśla Magdalena Zagórska, dopiero połączenie wiedzy o rynku z rzetelną analizą potrzeb firmy pozwala podjąć właściwą decyzję dotyczącą przyszłej siedziby. – Przewagę zyskają organizacje, które odpowiednio wcześnie rozpoczną przygotowania. W warunkach ograniczonej podaży i rosnącej konkurencji o najlepsze powierzchnie, czas stał się jednym z najcenniejszych zasobów najemców. Dlatego nie warto zwlekać z działaniem – podsumowuje ekspertka.
