Latami najemcy mogli zakładać, że jeśli nie znajdą odpowiedniego biura, rynek szybko podsunie im kolejną alternatywę. Dziś ta logika przestaje działać. Przy rekordowo niskiej aktywności deweloperów i kurczącej się podaży najlepszych powierzchni, decyzje trzeba podejmować wcześniej i często w warunkach dużej niepewności co do przyszłości biznesu. O tym, dlaczego intuicja przestaje wystarczać, a wybór biura staje się jedną z ważniejszych decyzji mówi Karol Wyka, Dyrektor Zarządzający Działu Powierzchni Biurowych w firmie Newmark Polska.
Jeszcze niedawno firmy planowały relokację dwa lata naprzód. Jak to się stało, że kilkanaście miesięcy później rynek biurowy działa na zupełnie innych zasadach?
Karol Wyka: Mamy do czynienia z historycznie niską aktywnością deweloperów. Nie „trochę niższą”, ale najniższą od kilkunastu lat. W Warszawie pod koniec pierwszego kwartału tego roku w budowie pozostawało niewiele ponad 115 tys. mkw., czyli prawie o 40 proc. mniej niż kwartał wcześniej, i o ponad 50 proc. mniej, licząc rok do roku. Jednocześnie w ciągu ostatnich 12 miesięcy rozpoczęto budowę jedynie jednego projektu AFI Tower, który odpowiada za ponad 43% powstającej powierzchni biurowej w stolicy.
To jest sytuacja bez precedensu, szczególnie że deweloperzy mają przygotowane projekty, zabezpieczone działki i ważne pozwolenia na budowę, ale z uruchomieniem inwestycji coraz częściej czekają na duże umowy przednajmu. Dlatego dwa lata to zdecydowanie za mało. W praktyce decyzję o nowej siedzibie trzeba podejmować nawet pięć lat wcześniej. Jeśli doliczymy do tego standardowy okres najmu, który zwykle wynosi 10 lat lub więcej, okaże się, że firmy planują swoje biura w perspektywie kolejnych 15 lat, czyli 2040 roku. A to oznacza konieczność przewidywania nie tylko własnego rozwoju, lecz także wpływu AI, zmian pokoleniowych czy nowych modeli pracy na funkcjonowanie organizacji.
Co sprawiło, że deweloperzy niemal jednocześnie zdjęli nogę z gazu?
Projekty biurowe przestały spinać się finansowo. Przed wybuchem konfliktu w Ukrainie, okresem wysokiej inflacji i gwałtownym wzrostem kosztu pieniądza stopy kapitalizacji dla najlepszych biurowców w stolicy wynosiły około 4-4,5 proc. Rynek inwestycyjny był płynny, a inwestorzy kupowali budynki po wysokich cenach.
Później nałożyło się na siebie kilka niekorzystnych zjawisk: pogorszenie sytuacji geopolitycznej, drogie finansowanie, wzrost kosztów budowy oraz chwilowe zamrożenie rynku inwestycyjnego. Dlatego dziś mówimy już o yieldach na poziomie 6-6,5 proc. w Warszawie, co dla właścicieli oznacza często kilkadziesiąt milionów euro różnicy w wycenie tego samego budynku. Deweloperzy nie stracili wiary w rynek, ale nowe projekty uruchamiają znacznie ostrożniej, najczęściej dopiero po zabezpieczeniu dużego przednajmu.
Ale firmy nie mogą czekać. Potrzebują biur tu i teraz
I właśnie dlatego kończy się rynek najemcy. Przez lata firmy były przyzwyczajone, że zawsze znajdzie się alternatywa: nowy budynek, kolejny projekt, wolna powierzchnia w dobrej lokalizacji. Dziś sytuacja wygląda inaczej. Na pierwszy rzut oka dane mogą wydawać się komfortowe – współczynnik pustostanów w stolicy wynosi blisko 10 proc., ale w Centralnym Obszarze Biznesu i nowoczesnych biurowcach oddanych po 2020 roku dostępność biur jest bliska zeru. Jednocześnie część starszych lokalizacji, takich jak Służewiec Przemysłowy czy rejon ul. Żwirki i Wigury, przechodzi transformację. Niektóre budynki wrócą na rynek po modernizacji, ale część zostanie wyburzona, co jeszcze bardziej ograniczy podaż dostępnych biur.
Aktywność deweloperów w regionach jest jeszcze niższa?
Powiedziałbym, że minimalna. Na wszystkich rynkach regionalnych aktualnie w budowie znajduje się 16 budynków biurowych, z czego tylko w czterech zaplanowano powierzchnię powyżej 10 tys. mkw. To bardzo małe inwestycje – żeby to zobrazować, wspomnę, że jeszcze niedawno o średnim biurowcu mówiliśmy, gdy miał ok. 20 tys. mkw.
W efekcie całkowity wolumen nowej podaży w regionach w tym roku nie przekroczy 100 tys. mkw., co będzie drugim, po 2025 roku (20,5 tys. mkw.), najniższym wynikiem od prawie dwóch dekad. W niektórych miastach z dużym potencjałem, jak np. Wrocław, nie powstaje dziś żaden nowy budynek. Największą aktywność deweloperów w ostatnich miesiącach obserwowaliśmy natomiast w Poznaniu i Krakowie.
Niektórzy najemcy wstrzymują decyzje, licząc na korektę czynszów. Mają na to szansę?
Czynsze rosną praktycznie z miesiąca na miesiąc. W Warszawie stawki zaczynające się od „trójki” w najlepszych lokalizacjach przestają już kogokolwiek dziwić. W obecnym cyklu rynkowym niestety nie widzę przesłanek, które mogłyby doprowadzić do spadku czynszów. Jeśli popyt pozostaje wysoki, a nowej podaży praktycznie nie ma, rynek reaguje w przewidywalny sposób. To oznacza nie tylko wyższe stawki, ale również coraz mniejszy wybór dostępnych powierzchni i słabszą pozycję negocjacyjną najemców.
Jak w takich warunkach zmienia się rola doradcy reprezentującego najemcę?
Dzisiaj doradztwo biurowe to znacznie więcej niż wskazanie kilku dostępnych budynków. Coraz częściej chodzi o zarządzanie czasem, ryzykiem i elastycznością biznesu. Jeśli firma rozpoczyna proces zbyt późno i nie ma realnej alternatywy dla obecnej lokalizacji, jej pozycja negocjacyjna wyraźnie słabnie.
Dlatego tak istotne jest odpowiednio wczesne przygotowanie strategii. Nie chodzi wyłącznie o wybór konkretnego biura, ale także o zabezpieczenie w umowie rozwiązań, które pozwolą najemcy reagować na zmiany. Mowa między innymi o prawie do ekspansji, możliwości zwrotu części powierzchni czy wcześniejszego zakończenia najmu w określonych sytuacjach. Zadbanie o tego typu zapisy często decyduje o komforcie funkcjonowania firmy w kolejnych latach.
Wspomniałem już wcześniej, że na rynku dominują dziś 10-letnie umowy najmu, co utrudnia przewidzenie, jak organizacja będzie funkcjonować w tak długiej perspektywie. Dlatego elastyczność zapisów umownych staje się równie istotna, jak lokalizacja czy wysokość czynszu.
Czy w ogóle da się dziś zaprojektować biuro, które będzie odpowiadało potrzebom firmy w przyszłości?
To jedno z najważniejszych wyzwań, przed którymi stoją dziś najemcy i doradcy. Właśnie dlatego coraz większego znaczenia nabiera workplace strategy, czyli podejście polegające na przewidywaniu, w oparciu o dane, w jaki sposób organizacja będzie korzystała z biura.
W tym procesie rola doradcy nie polega na podejmowaniu decyzji za klienta, lecz na dostarczaniu mu możliwie pełnych informacji, które pozwalają podjąć świadomą decyzję. Pewne jest jedno – odchodzimy od projektowania biur opartego wyłącznie na intuicji czy indywidualnych preferencjach zarządu. Analizujemy sposób funkcjonowania organizacji, przepływ pracowników między zespołami, model współpracy działów, miejsca zamieszkania pracowników, a także potrzeby wynikające z różnic pokoleniowych i specyfiki konkretnych funkcji. Dzięki temu udaje się nam stworzyć przestrzeń, która odpowiada realnym potrzebom firmy teraz, ale również w kolejnych latach.
Czy firmy są już gotowe, żeby patrzeć na biuro w tak strategiczny sposób?
Coraz bardziej, choć wielu menedżerów prowadziło ostatnie procesy relokacji 5-10 lat temu, gdy rynek wyglądał zupełnie inaczej, a część doświadczeń z tamtego okresu straciła już na aktualności. Długoterminowy najem to decyzje warte miliony złotych, które wpływają na organizację przez dekadę albo dłużej. Dlatego rośnie znaczenie rzetelnych analiz, a wraz z nim profesjonalnego doradztwa.
Czy dziś decyzja o biurze należy do najważniejszych decyzji biznesowych firmy?
Tak i to chyba najlepiej podsumowuje obecną zmianę. Dobre biuro może wspierać rozwój organizacji, przyciąganie i utrzymanie talentów, współpracę między zespołami, a nawet realizację strategicznych zmian. Źle zaprojektowana lub przeprowadzona relokacja będzie tylko bardzo drogim kosztem. Dlatego doświadczenie i odpowiednie przygotowanie procesu mają tak duże znaczenie. Dziś najdroższym błędem nie jest wynajęcie zbyt drogiego biura. Najdroższy jest wybór biura, które za kilka lat przestanie odpowiadać potrzebom organizacji.
