Przepisy BHP w biurze – praktyczny przewodnik dla pracodawców

Biuro uchodzi za bezpieczne środowisko pracy, szczególnie gdy zestawić je z placem budowy czy zakładem przemysłowym. Jednak nie oznacza to, że praca biurowa jest pozbawiona wszelkich zagrożeń. I właśnie dlatego bezpieczeństwo i higiena pracy w biurze to zagadnienie, które nie może być traktowane po macoszemu. Dowiedz się, jak zapewnić pracownikom bezpieczną przestrzeń do pracy.

Praca w biurze – przykładowe zagrożenia

Z jakimi zagrożeniami wiąże się praca w biurze? Trzeba pamiętać, że w tej przestrzeni pracuje wiele sprzętów elektronicznych. Już ich obecność stwarza pewne ryzyko. Do tego dochodzi nieprzestrzeganie przez pracowników podstawowych zasad bezpiecznej pracy. Przykładowe przyczyny wypadków w biurach i jednocześnie zagrożenia związane z pracą w takiej przestrzeni to:

• ryzyko wciągnięcia luźnych elementów ubrań, biżuterii czy włosów podczas niszczenia dokumentów w niszczarce – podczas korzystania z tego urządzenia należy zachować szczególną ostrożność;

• zagrożenie porażenia prądem elektrycznym – powodem może być wadliwe działanie urządzeń czy uszkodzony przewód zasilający od sprzętu elektronicznego;

• możliwość wystąpienia alergii na kurz – ma to związek np. z powstającym podczas pracy monitora polem elektrostatycznym, które powoduje wysuszanie i jonizację powietrza, w konsekwencji czego zarówno na monitorze, jak i odsłoniętej skórze osadzają się cząstki kurzu;

• ryzyko zacięcia się papierem – pracownicy pracujący z dokumentami są narażeni na zacięcia spowodowane przez ostrą krawędź arkusza papieru, mogą mieć też problemy z przesuszonymi dłońmi.

Podstawowe zasady BHP w biurze

Zatrudnienie pierwszego pracownika oznacza dla pracodawcy konieczność zapoznania się z zagadnieniami związanymi z bezpieczeństwem i higieną pracy. Jakie są podstawowe obowiązki pracodawcy zatrudniającego pracowników na stanowiskach biurowych? Po pierwsze, musi on organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki. Po drugie, konieczne jest przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

Za powyższymi dość ogólnymi sformułowaniami kryją się konkretne cechy przestrzeni biurowej i czynności – przykładowo pomieszczenie biurowe:

• musi być odpowiednio oświetlone światłem naturalnym i sztucznym – biuro nie może znajdować się np. w suterenie;

• nie może być zamykane na klucz – pracowników nie można zakluczyć w pomieszczeniu i powinni oni mieć możliwość jego opuszczenia;

• musi być utrzymywane w czystości – w ten sposób ogranicza się ryzyko wystąpienia różnych zagrożeń;

• musi być tak urządzone, aby strumień powietrza z urządzeń wentylacji nawiewnej nie był skierowany bezpośrednio na stanowisko pracy.

Wysokość i powierzchnia biur

Nie każda nieruchomość nadaje się na biura z uwagi na wymagania dotyczące wysokości i powierzchni takich pomieszczeń. Jeżeli chodzi o pierwszy ze wspomnianych parametrów, to wysokość pomieszczenia do pracy biurowej nie może być mniejsza niż 3 m. Z kolei wysokość dojścia do stanowiska pracy na całej długości nie powinna być mniejsza w świetle niż 2 m.

Od tej ogólnej zasady dotyczącej wysokości biur zostały jednak przewidziane wyjątki. Z przepisów wynika, że wysokość pomieszczeń może zostać obniżona w następujących sytuacjach:

1. gdy pomieszczenia są klimatyzowane, a inwestor uzyskał zgodę państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego;
2. gdy biuro jest użytkowane przez nie więcej niż 4 pracowników i na każdego z nich przypada co najmniej 15 m3 wolnej objętości pomieszczenia – wówczas może ono mieć 2,5 m wysokości.

Znaczenie ma również wielkość powierzchni biurowej. Najemcy powierzchni biurowych powinni pamiętać, że kwestia ta została uregulowana w przepisach – na każdego z pracowników jednocześnie zatrudnionych w pomieszczeniach pracy stałej powinno przypadać co najmniej 13 m³ wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m² wolnej powierzchni podłogi. Wolnej, czyli takiej, która nie jest zajęta choćby przez sprzęt biurowy.

Podczas określania optymalnej powierzchni biura należy też uwzględnić minimalną szerokość przejść. Przykładowo przejścia między maszynami a innymi urządzeniami lub ścianami przeznaczone tylko do obsługi tych urządzeń powinny mieć szerokość co najmniej 0,75 m. Minimalna szerokość przejść wzrośnie jednak do 1 m, gdy odbywa się w nich ruch dwukierunkowy.

Warto wiedzieć: Na wysokość pomieszczeń biurowych warto zwrócić szczególną uwagę w razie rozważania wynajmu biura w budynku, który pełnił wcześniej funkcję mieszkalną. Minimalna wysokość lokali mieszkalnych jest inna niż pomieszczeń przeznaczonych do pracy biurowej – nie wszystkie obiekty, w których wcześniej mieściły się mieszkania, będą spełniać wymagania stawiane biurom.

Okna w pomieszczeniach do pracy biurowej

Nowoczesne biurowce często nieprzypadkowo mają przeszkloną elewację – jednym z powodów ponownie są przepisy. Każde pomieszczenie stałej pracy musi mieć dostęp do światła dziennego, a szklane elewacje zapewniają optymalny dopływ naturalnego światła. Jednocześnie z regulacji wynika, że:

• stosunek powierzchni okien, liczonej w świetle ościeżnic, do powierzchni podłogi powinien wynosić co najmniej 1:8;

• okna i świetliki muszą zostać wyposażone w urządzenia eliminujące nadmierne operowanie promieni słonecznych padających na stanowiska pracy.

Do wspomnianych urządzeń eliminujących nadmierne operowanie promieni słonecznych należą rolety i żaluzje. Ich montaż wpływa korzystnie na komfort pracowników biurowych – z jednej strony chronią one przed nadmiernym słońcem, a z drugiej zapobiegają przegrzewaniu się pomieszczeń.

Oświetlenie w biurze i ergonomia miejsca pracy

Praca przy komputerze wymaga szczególnej ochrony narządu wzroku – pracownicy są narażeni na efekt olśnienia (oślepienia), który jest wynikiem niewłaściwego rozkładu luminancji. Zarówno krótsza (ale powtarzająca się cyklicznie), jak i dłuższa ekspozycja na efekt olśnienia jest źródłem dyskomfortu – pracownik może odczuwać zmęczenie oczu, być rozdrażniony i mieć problemy z koncentracją. Jak zapobiec występowaniu efektu olśnienia w biurze? Odpowiedzią są przepisy BHP, które wskazują, jak należy zaprojektować oświetlenie w biurze, aby nie wpływało ono negatywnie na samopoczucie i wydajność pracowników.

Oświetlenie w biurze – przepisy BHP wymagają, aby:

• ograniczyć olśnienie bezpośrednie (np. od okien czy jasnych płaszczyzn pomieszczenia) oraz olśnienie odbiciowe od monitora ekranowego (należy zastosować odpowiednie oprawy oświetleniowe);

• dostosować oświetlenie do rodzaju prac wykonywanych na danym stanowisku;

• zadbać o właściwe natężenie oświetlenia elektrycznego – standardowa wartość to 500 luksów, ale może ona zostać obniżona do 300 luksów na stanowisku, na którym praca jest wykonywana dorywczo.

W kontekście oświetlenia powierzchni biurowej pracodawcy powinni pamiętać jeszcze o przeprowadzeniu pomiarów natężenia oświetlenia elektrycznego na stanowiskach pracy. Przepisy nie precyzują, jak często należy przeprowadzać takie pomiary. Jednak zdecydowanie warto posiadać dokument, z którego będzie wynikać, że oświetlenie elektryczne jest zgodne z Polskimi Normami.

Przeczytaj też: Klasy budynków biurowych – biurowiec klasy A, B czy C?

Temperatura w biurze a BHP

Na samopoczucie pracowników wykonujących pracę biurową wpływ ma nie tylko oświetlenie – duże znaczenie odgrywa też temperatura w pomieszczeniu. Jeżeli jest ona zbyt niska, to pracownicy mogą mieć problem z koncentracją, zwiększa się też ryzyko przeziębień. Ale równie niekorzystny wpływ na organizm ma wysoka temperatura – może ona być przyczyną zmęczenia, odwodnienia i bólu głowy. Stąd też kwestię minimalnej temperatury regulują normy BHP. Jaka temperatura w biurze uchodzi za optymalną?

Przepisy wskazują jedynie minimalną temperaturę, jaką należy utrzymywać w pomieszczeniach przeznaczonych do pracy biurowej – to 18 st. C. Jeżeli temperatura przekracza 28 st. C, pracodawca ma dodatkowe obowiązki – powinien zapewnić pracownikom napoje chłodzące. Ponieważ wskazany zakres jest duży, to w regulacji temperatury w biurze pomóc mogą wytyczne specjalistów z Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi, według których optymalna temperatura w biurze to 20-22,8 st. C porą zimową i 23,9-26,7 st. C porą letnią.

Przepisy BHP w biurze przy komputerze

Współcześnie trudno wyobrazić sobie biura bez sprzętu komputerowego. Jego obecność w pomieszczeniu wiąże się jednak z pewnymi wyzwaniami. Jak zapewnić pracownikom bezpieczne i ergonomiczne stanowiska pracy? Kluczowy jest etap projektowania stanowiska – biurowe stanowisko pracy nie powinno powodować nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i wzroku. Przepisy BHP wskazują, czym należy się kierować, wybierając biurko, krzesło, monitor i urządzenia wskazujące.

Biurko

Biurko musi pomieścić sporo – przede wszystkim monitor, urządzenia wskazujące, przybory piśmiennicze oraz dokumenty. W konsekwencji kluczową kwestią są jego wymiary. Chociaż przepisy nie precyzują minimalnej głębokości czy długości blatu biurka, to jego powierzchnia powinna być na tyle duża, aby możliwe było łatwe posługiwanie się elementami wyposażenia znajdującymi się na stanowisku pracy.

W doborze biurek pomóc mogą minimalne wymiary biurka, które zostały ustalone w oparciu o powyższe wytyczne – blat biurka powinien mieć minimalne wymiary 70x120 cm. Takie biurko jest w stanie pomieścić wszystkie używane współcześnie w pracy biurowej sprzęty, a także dokumenty i akcesoria. Z uwagi na wygodę pracowników, którzy wykorzystują w pracy nie tylko komputer, warto rozważyć większy rozmiar blatu.

Podczas wyboru biurka należy też kierować się innymi wskazówkami, które zostały zawarte w przepisach – mowa o tym, że:

• biurko powinno umożliwić ustawienie klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi biurka, która umożliwi podparcie rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem;

• miejsca na biurku powinno być tyle, aby możliwe było ustawienie wszystkich elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika – w konsekwencji nie będzie on musiał przyjmować wymuszonej pozycji;

• biurko powinno być dostosowane do wzrostu użytkownika – alternatywą dla biurek o różnych wysokościach są biurka pozwalające na regulację wysokości, które jednocześnie umożliwiają pracę na stojąco;

• znaczenie ma też wykończenie biurka – jego powierzchnia powinna być matowa, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia efektu olśnienia.

Wielkość biurka to jednak nie wszystko – ważne jest też jego ustawienie. Jakie jest optymalne ustawienie biurka w biurze zgodnie z przepisami BHP? Biurko powinno stać prostopadle do okna. W ten sposób wpadające do pomieszczenia promienie słońca nie będą rozpraszać, nie wystąpić też efekt olśnienia.

Krzesło

Integralnym elementem biurowego stanowiska pracy jest krzesło – fotel biurowy. Przepisy BHP precyzują, jakie krzesła powinny znaleźć się w przestrzeni biurowej. 

Po pierwsze, ważna jest możliwość regulacji. Fotel biurowy musi być wyposażony w regulację wysokości siedziska i oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa oraz regulację kąta pochylenia oparcia. Użytkownik powinien mieć też możliwość regulacji podłokietników. Taka budowa krzesła biurowego sprawia, że pracownik może w kilku ruchach dostosować je do swojego wzrostu czy postury. 

Po drugie, zarówno siedzisko, jak i oparcie powinny być wyprofilowane do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud – dzięki temu będą one wspierać naturalne krzywizny kręgosłupa i zapobiegną pojawieniu się bólu po kilku czy nawet kilkunastu godzinach siedzenia. Siedzisko powinno być też odpowiednio duże – aby możliwe było zajęcie wygodnej pozycji, a swoboda ruchów nie była ograniczana.

Po trzecie, krzesło powinno mieć możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360 st. i być wyposażone w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi, najlepiej gumowymi lub kauczukowymi. Taka konstrukcja fotela ma zapewnić użytkownikowi swobodny dostęp do rzeczy rozmieszczonych na biurku i wokół niego (np. skanera ustawionego na kontenerku czy pobliskiego regału) bez konieczności wstawania.

Warto wiedzieć: Tak rygorystyczne wymagania stawiane producentom foteli biurowych są wynikiem tego, w jak dużym stopniu obciążony jest kręgosłup w niewłaściwej pozycji siedzącej. Siedzenie zwiększa obciążenie kręgosłupa do 140 proc., z kolei każde pochylenie się w kierunku monitora tylko pogłębia problem. Odpowiednie krzesło ułatwia utrzymanie prawidłowej, rekomendowanej pozycji ciała.

Monitor i urządzenia wskazujące

Aby monitor ekranowy mógł być używany na stanowisku pracy, musi spełniać określone wymagania – znaki na ekranie muszą być czytelne, obraz nie może migotać, musi istnieć też możliwość regulowania jaskrawości i kontrastu znaku. Wybrany do pracy biurowej monitor powinien zapewniać regulację położenia – aby nie było konieczności wymuszania niewygodnych ruchów głowy i szyi. Z przepisów BHP wynika, że monitor jest ustawiony optymalnie, gdy jego górna krawędź znajduje się na wysokości oczu pracownika.

W ostatnich latach popularne stały się laptopy – z powodzeniem zastępują one klasyczne zestawy komputerowe (desktop). Jednak praca z takim urządzeniem jest daleka od ergonomicznej. Jeżeli laptop na danym stanowisku jest wykorzystywany co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, to pracodawca ma obowiązek zapewnić stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie laptopa tak, aby górna krawędź jego monitora znajdowała się na wysokości oczu pracownika.

Przepisy BHP w biurze dotyczą również urządzeń wskazujących – klawiatur i myszy komputerowych. Bezpieczna i ergonomiczna praca oznacza:

• stosowanie dwóch osobnych urządzeń – klawiatura i mysz nie powinny być zintegrowane w jednym urządzeniu;

• wyposażenie stanowiska pracy w matową klawiaturę o czytelnych znakach umożliwiającą przyjęcie pozycji, która nie powoduje zmęczenia rąk i dłoni.

Pracownik pracujący przy monitorze ekranowym może liczyć na dodatkowe przerwy – o ile wykorzystuje monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Dodatkowe 5-minutowe przerwy przysługują po każdej godzinie pracy i – zgodnie z przepisami – są wliczane do czasu pracy.

Wymienione wyżej zalecenia mają swoje źródło w licznych zagrożeniach, jakie wiążą się z pracą z monitorami ekranowymi. Uciążliwość pracy przy komputerze wynika przede wszystkim ze znacznego obciążenia narządu wzroku. Do tego dochodzi negatywny wpływ przyjmowania wymuszonej pozycji ciała na układ mięśniowo-szkieletowy. Zapomnieć nie można również o kwestii higieny psychicznej – praca biurowa może znacznie obciążać psychicznie. To ostatnie wynika m.in. z ograniczonych kontaktów społecznych i monotonii wykonywanych czynności.

Dodatkowe akcesoria

Aby zwiększyć ergonomię stanowiska pracy, pracodawca może zdecydować się też na zakup dodatkowych akcesoriów. O czym mowa? Choćby o podnóżku. Umieszczenie go pod biurkiem ułatwia prawidłowe ułożenie nóg, a zatem minimalizuje ryzyko wystąpienia różnych schorzeń charakterystycznych dla pracy biurowej, w tym choćby żylaków. Z przepisów BHP w biurze wynika, że pracodawca powinien zakupić podnóżek na życzenie pracownika. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby wyjść z inicjatywą i doposażyć każde stanowisko w podnóżek.

Innym przydatnym dodatkiem jest żelowa podkładka pod nadgarstek. Osoby, które na co dzień pracują ze sprzętem komputerowym, często skarżą się na ból nadgarstków. Za wywołanie dyskomfortu odpowiada ucisk na nerwy. Jak wskazuje nazwa, żelowe podkładki pod nadgarstek są wypełnione specjalnym żelem. Wspierają one utrzymanie nadgarstka w neutralnej pozycji – takiej, która nie będzie wywoływać dolegliwości bólowych. Chociaż żelowe podkładki pod nadgarstek można znaleźć na wielu biurkach, to przepisy BHP o nich nie wspominają.

Mimo że komputery znajdują się dziś w każdym biurze, to wciąż wielu pracowników pracuje jednocześnie z dokumentami w formie papierowej. I to właśnie im może przydać się uchwyt na dokumenty. Co ważne, przepisy wskazują, gdzie należy go umieścić – powinien on zostać tak przymocowany, aby znajdował się przed pracownikiem i jednocześnie między ekranem monitora a klawiaturą. Istnieje też możliwość umieszczenia uchwytu na dokumenty w innym miejscu, ale kluczowe jest to, aby jego pozycja minimalizowała uciążliwe ruchy głowy i oczu.

Jeżeli pracownicy pracują z dokumentami i w biurze znajdują się wysokie regały na segregatory, to przydadzą się też składane schodki (podest roboczy) – dzięki nim będzie można bezpiecznie zdjąć dokumenty z wyższych półek. Wyposażenie biura w podest roboczy zwiększy bezpieczeństwo – pracownicy nie będą stawać na biurku czy obracanym krześle w celu sięgnięcia po segregator. To zresztą zabronione – wykorzystywanie mebli biurowych w roli podestu to prosta droga do wypadku przy pracy.

Bezpieczeństwo przeciwpożarowe (PPOŻ) w biurze

Podstawowe zasady BHP w biurze dotyczą również ochrony przeciwpożarowej. Właściciel obiektu, w którym znajdują się pomieszczenia do pracy biurowej, ma określone obowiązki. Z ustawy o ochronie przeciwpożarowej wynika, że zapewnienie ochrony przeciwpożarowej oznacza choćby: wyposażenie budynku w urządzenia przeciwpożarowe i gaśnice, przygotowanie budynku do prowadzenia akcji ratowniczej, zapewnienie pracownikom możliwości ewakuacji oraz zapoznanie ich z przepisami przeciwpożarowymi.

Ważnym punktem jest szkolenie PPOŻ dla pracowników. Od specjalistów uczestnicy takiego szkolenia dowiadują się, jak:

• postępować w razie pożaru i używać podręcznych środków gaśniczych;

• prawidłowo udzielić pierwszej pomocy osobom poszkodowanym w pożarze;

• wykonać resuscytację krążeniowo-oddechową.

Sprawdź też: BMS – system zarządzania budynkiem

Instrukcje i kontrola BHP

Do obowiązków pracodawcy należy wydanie instrukcji BHP. Instrukcje BHP w biurze to zbiór zasad, z którymi pracownik powinien się zapoznać. Dzięki nim osoba zatrudniona wie, jak powinna się zachowywać podczas wykonywania pracy, aby uniknąć zagrożeń. Inaczej mówiąc, dokument ten prezentuje najważniejsze zasady BHP podczas pracy w przestrzeni biurowej. Kto sporządza instrukcje BHP w biurze? W zależności od ich rodzaju będzie to behapowiec lub osoba odpowiedzialna za organizację pracy w biurze.

Od instrukcji należy odróżnić listy kontrolne. Lista kontrolna BHP w biurze pozwala ocenić biurowe stanowisko pracy pod kątem zagrożeń dla pracowników. Pytania umieszczone w dokumencie powinny zostać tak skonstruowane, aby możliwe było skontrolowanie różnych aspektów, np. oświetlenia, temperatury czy wymagań dotyczących stołu i krzesła. Po udzieleniu odpowiedzi możliwe jest podjęcie działań naprawczych.

Bezpieczeństwo i higiena pracy w biurze – nie tylko przepisy 

BHP to nie tylko regulacje – to konkretne obowiązki nałożone zarówno na pracodawcę, jak i pracownika. Ich lekceważenie może spowodować, że biuro nie będzie spełniać podstawowych norm z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy – zwiększy to ryzyko wystąpienia wypadku. Jak temu zapobiec? W Newmark Polska doskonale wiemy, jak ważna jest przestrzeń do pracy. Na co dzień zajmujemy się nie tylko doradztwem dla najemców, ale również projektujemy wnętrza pomieszczeń biurowych.

Przystępując do projektowania biur, uwzględniamy przepisy oraz potrzeby i oczekiwania Klientów. Rezultatem tego procesu są funkcjonalne, komfortowe i sprzyjające głębokiemu skupieniu przestrzenie do pracy. Jeżeli szukasz biura lub potrzebujesz partnera, który kompleksowo wesprze Twoją firmę podczas poszukiwania obiektu biurowego i jego adaptacji do Twoich potrzeb, skontaktuj się z nami – opowiemy o naszej pracy i pochwalimy się dotychczasowymi realizacjami.

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe

• Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej

• Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe 

Przy przygotowaniu tekstu skorzystaliśmy również z konsultacji specjalistów SEKA S.A., aby zwrócić uwagę na najważniejsze elementy związane z bezpieczeństwem w biurach.